Política de protección y tratamiento de datos personales

Responsable de las bases de datos: CLERIGOS DE SAN VIATOR
Nit: 860.009.924-1
Ciudad: Tunja, Boyacá (Colombia)
Correo electrónico: info@sanviatortunja.edu.co

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18-f de la referida Ley, la institución adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.

DATOS PERSONALES

Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.” Un dato personal entonces es una información que esté vinculada a una persona natural. No es indispensable que el nombre de la persona forme parte de los datos para que estos sean personales, porque la identidad de la persona puede ser deducida de ciertos datos, lo que entonces los convierte en personales (por ejemplo, la identidad de una persona se puede inferir del número de su documento de identidad, del nombre de los padres, de su comportamiento o de la información que suministre física o virtualmente, etc.). Algunos de estos datos son públicos, bien porque sean parte de la información pública sobre las personas (por ejemplo la información del Registro Civil), bien porque hayan sido hecho públicos con autorización de la persona correspondiente (por ejemplo la información contenida en una entrevista autorizada, publicada en un periódico). Una categoría especial de datos personales son los datos sensibles que se refieren a la intimidad de la persona o cuyo uso equivocado puede dar lugar a discriminación. El tratamiento de estos datos sólo está permitido en casos especiales; los pertinentes al Colegio son expuestos más adelante. La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR maneja una gran cantidad de datos personales, especialmente sobre los alumnos y sus familias, los profesores y empleados, las personas que laboran con nuestros proveedores y con otros socios o contratistas de nuestra

actividad educadora. A estos datos personales aplica el concepto de “protección de datos personales” y por ende la presente política.

BASE DE DATOS

Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, cuando varios ellos se organizan para su tratamiento, esta organización se considera una “base de datos”, sin importar el medio (físico o electrónico) ni la naturaleza de los procedimientos (manual, automatizado o con ayuda de herramientas informáticas).

La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR cuenta con una gran cantidad de bancos de datos personales, archivos físicos y electrónicos de las diversas dependencias como la Secretaría Académica (que mantiene las hojas de vida de los alumnos, en las que se sistematiza su información personal, familiar, académica y escolar), las Gestiones, Académica, también la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, etc.

TITULAR

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, cada persona natural tiene el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Esto la convierte en titular de sus datos personales, la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR debe respetar, por medio de la implementación de los mecanismos de protección de datos personales de acuerdo con la Ley, los derechos de los titulares. Esto es de especial importancia cuando los titulares sean menores de edad, como sucede con la mayoría de nuestros alumnos.

TRATAMIENTO DE DATOS

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para efectos de la protección de datos no importa si los datos son tratados de manera manual o automática, en físico o por medio de herramientas informáticas, la institución da extenso tratamiento a los datos personales.

La recolección debe estar sustentada en las autorizaciones por parte de los titulares, ligadas a propósitos o fines claros, específicos y delimitados en el tiempo, su almacenamiento debe ser seguro, su uso debe estar sujeto a las finalidades para las cual fueron recolectados su circulación debe estar restringida, su supresión debe realizarse una vez se haya obtenido la finalidad para la cual fueron recolectados. Todo tratamiento debe regirse por la presente política, que explica en detalle las restricciones que le aplican. La política de manejo de datos personales de la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR se rige por los siguientes principios:

LEGALIDAD

La presente política ha sido desarrollada bajo lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, que consagran el Derecho Fundamental al Habeas

Data, la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

FINALIDAD

Todo tratamiento de datos en la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR está sujeto a una finalidad definida. En aras de garantizar la necesidad y proporcionalidad de los datos recolectados, se distingue entre los datos indispensables para llevar a cabo su tarea religiosa – educativa, lo que incluye también los datos necesarios para mantener vínculos contractuales con padres o acudientes, clientes, empleados y proveedores, y los datos opcionales que requiere para poder ofrecer servicios adicionales y fortalecer la comunidad religiosa – educativa. Los datos son tratados por la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR para finalidades específicas dentro de estas finalidades generales. Los datos sólo serán tratados para la finalidad específica para la cual fueron recolectados y para la cual exista el consentimiento por parte del titular. Cuando no exista un requerimiento legal contrario, la institución suprimirá los datos personales una vez se haya realizado la finalidad para la cual fueron recolectados. De acuerdo con lo dispuesto en la Ley, la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR puede entregar los datos personales a las siguientes personas o entidades:

• A los titulares, sus causahabientes o sus representantes
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o por la ley. En ningún caso la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR hará uso comercial de los datos personales que maneja.

LIBERTAD

Todo tratamiento de datos personales que realice la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, debe estar respaldado por el consentimiento previo, expreso e informado del titular. En todo caso debe informar adecuadamente a los titulares sobre la finalidad del tratamiento de sus datos y sobre la presente política. Los datos necesarios deben ser suministrados por sus respectivos titulares o, en el caso de los alumnos, por los padres o acudientes. En caso dado de no suministrar datos indispensables y claros se afectan la gestión administrativa y académica que involucra al titular y en ese caso la institución en se hace responsable de la eficacia y cumplimiento de los procesos establecidos.

La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, tienen datos cuya recolección es anterior a la promulgación de la Ley 1581/2012. Entre estos datos se encuentran:

1. Los datos vigentes e indispensables para la realización de tareas educativas actuales.
2. Los datos inactivos resultado de tareas educativas o relaciones contractuales concluidas. Para el continuo tratamiento de los datos vigentes, el Colegio obtendrá el consentimiento expreso e informado de los titulares. Cuando los datos sean indispensables, el consentimiento será condición para seguir participando en la tarea educativa. Para los datos inactivos, la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, obtendrá el consentimiento expreso e informado de los titulares en caso de que surja la necesidad de un tratamiento que exceda las obligaciones legales relacionadas con actividades educativas, registros laborales y similares.

EXCEPCIONES

De acuerdo con el art. 10 de la Ley, los siguientes datos o tratamientos no requieren de consentimiento previo por parte del titular:

1. La información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Los datos de naturaleza pública.
3. En casos de urgencia médica o sanitaria.
4. El tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
5. Los datos relacionados con el registro civil de las personas.

VERACIDAD O CALIDAD

La información contenida en los datos sujetos a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, regularmente debe realizar actividades de actualización de los datos vigentes. En el caso de los datos inactivos, el Colegio supone de buena fe la veracidad y calidad de los mismos, a menos de que haya indicios expresos al contrario. Cuando así sea, estos datos serán marcados como posiblemente incorrectos. Su eventual corrección sólo se realizará con el consentimiento del titular.

TRANSPARENCIA

La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, informará a los titulares previamente qué datos personales requiere de ellos y cuál es la finalidad para la cual se requieren, entiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con la labor educativa y con las actividades académicas, extracurriculares o profesionales que se derivan o se desprenden de ella. Posteriormente y a petición de los titulares, el Colegio les informará sobre sus datos personales y la finalidad de los mismos registrados en los bancos de datos del Colegio, sin perjuicio de las obligaciones periódicas de información que el Colegio tiene por mandato legal (por ejemplo los reportes periódicos de notas, los informes a los empleados de sus estados de cuenta de seguridad social, etc.).

El acceso y la circulación restringida. La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, nombrará responsables y encargados del tratamiento de los datos personales. Sólo los encargados pueden tratar los datos personales, dentro de sus competencias específicas establecidas en esta política. Los datos personales no serán divulgados dentro o fuera del Colegio, por cualquiera de los medios, sin que exista una finalidad específica para la cual los respectivos titulares hayan dado su consentimiento expreso.

SEGURIDAD

La seguridad de los datos personales es una alta prioridad para la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, máxime cuando se trata de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Colegio asegura las medidas técnicas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos personales a su cuidado, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las medidas técnicas incluyen: archivos físicos de acceso restringido; un sistema de servidores centrales para los archivos electrónicos; un sistema de copias de seguridad de los archivos electrónicos; el acceso restringido por usuario registrado y clave a los bancos de datos electrónicos. Las medidas administrativas incluyen: definición de responsables y encargados del tratamiento de datos personales; definición clara y restringida de los accesos a datos para cada grupo de encargados; definición de procedimientos administrativos ligados a las funciones y cargos; la inclusión de las políticas de tratamiento de datos en los contratos con terceros. En el evento de pérdida de datos personales, la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR procederá conforme lo dispone la ley, informando de ello al titular del dato y a la Superintendencia de Industria y Comercio.

CONFIDENCIALIDAD

La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, mantiene un alto estándar de confidencialidad en relación con los datos personales a su cargo, máxime cuando se trata de datos personales de niños, niñas y adolescentes. Los datos personales no serán divulgados o usados por fuera del ámbito estrecho de su finalidad expresa y dentro de los límites establecidos por la ley, incluso cuando el dato haya dejado de ser vigente y se haya convertido en inactivo.

CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

Los datos personales sensibles. Los datos sensibles son “aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” (Art. 5 Ley 1581/12) La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, estrictamente restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a los indispensables para realizar su tarea educativa. Solicitará a los titulares, y en el caso de los alumnos a sus padres o acudientes, su consentimiento previo expreso, informándolos sobre la finalidad del tratamiento de estos datos. La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, sólo dará tratamiento a datos personales sensibles sin el consentimiento previo cuando se trate de una emergencia vital que requiera de acción inmediata (como por ejemplo una intervención médica de emergencia, etc.). Los profesores, las oficinas de psicología y de convivencia, la enfermería, las instancias en procesos disciplinares así como los encargados externos (médicos, abogados, psicólogos externos, etc.) serán especialmente cuidadosos en garantizar el acceso restringido y mantener la seguridad y la confidencialidad de los datos personales sensibles a su cargo. De acuerdo con la excepción contenida en el art. 6-e de la Ley, la comunidad

CLERIGOS DE SAN VIATOR, podrá darle tratamiento a datos personales sensibles para “una finalidad histórica, estadística o científica” y dentro del marco de procesos de mejoramiento de la calidad educativa, siempre y cuando adopte “las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares”.

DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

Los menores de edad son titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política, en concordancia con el Código de la infancia y la adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C- 748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos. Para la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, esto significa, principalmente, que los alumnos deben participar en la autorización de la recolección de sus datos y entender la finalidad para la cual fueron recolectadas, sujeto a las limitaciones de edad y madurez así como al principio de representación por parte de sus padres o acudientes. Los procedimientos respectivos se describen más adelante.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
3. Solicitar y recibir información sobre el uso de sus datos personales.
4. Presentar quejas por infracciones ante la Superintendencia de Industria y
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de datos personales, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que se haya incurrido en conductas contrarias a la Ley y la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. El presente Manual, en secciones posteriores, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos. Manual de protección de datos.

RESPONSABLES Y LOS ENCARGADOS

Los responsables: Es responsable del tratamiento de datos personales “la persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos”. De esta manera, el responsable es el que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley.

Los encargados: Es encargado del tratamiento de datos personales “la persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento”. Esto supone que, para cada tratamiento de datos, se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un responsable.

Los deberes de los encargados: La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, distingue entre encargados internos y encargados externos. Los internos son empleados del Colegio, los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que el Colegio les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, abogados, consultores, etc.). En el Colegio son pocas las personas que no tengan, dentro de sus tareas asignadas, algunas relacionadas con el tratamiento de datos personales, bien sean de los alumnos y sus familias, de los empleados o profesores, de los proveedores, etc. Los grupos de encargados que define para realizar tratamientos de datos específicos son:

ENCARGADOS INTERNOS

• Padre superior
• Consejo
• Rectores

PROCEDIMIENTOS

Generalidades sobre la autorización. La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, preferiblemente la vía escrita. Según el caso, la autorización puede ser parte de un documento más amplio (como por ejemplo un contrato) o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se dará también por el mismo documento o en documento adjunto. El Colegio informará al titular, antes de solicitar la autorización, cuando menos sobre los siguientes aspectos:

1. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes; en este caso se explicará de acuerdo al caso dado, las consecuencias de hacer uso de la facultad de no responder a preguntas sobre datos indispensables, en términos de la imposibilidad de ofrecer el servicio educativo, realizar la contratación, etc.
3. Los derechos que le asisten como titular La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, indicará en los cuestionarios o formularios la ubicación en la página web institucional en la que se puede consultar este manual. Con su firma, el titular certifica haber leído y entendido el manual en su totalidad y aceptarlo en cuanto a su alcance y contenido.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO

Preescolar y enseñanza básica primaria: Los padres o acudientes deberán informar a sus hijos sobre la finalidad del tratamiento de sus datos personales por parte del Colegio. Los padres o acudientes deberán firmar la autorización en nombre de sus hijos y certificar con esta firma adicionalmente que han instruido a sus hijos en este sentido.

• Enseñanza básica secundaria y media: Los padres o acudientes y el Colegio deberán informar a los alumnos sobre la finalidad del tratamiento de sus datos personales. Los padres o acudientes y los hijos deberán firmar la autorización en conjunto. La firma de los padres o acudientes constituye la autorización legal y la firma del alumno constituye prueba de su conocimiento de la autorización. En caso de que un alumno menor de edad se negase a dar su autorización para el tratamiento de datos indispensables para la realización del servicio educativo, prima la autorización de los padres o acudientes, ya que se otorga considerando el interés superior del alumno y su educación.

La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, guarda las autorizaciones otorgadas en un archivo.

CONSULTAS

Los titulares, en el caso de los alumnos menores de edad representados por sus padres o acudientes, pueden solicitar a la comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, la consulta de sus datos personales. Esta solicitud se hará por escrito ante la secretaria académica, precisando el tipo de datos que se desea consultar y la finalidad de la consulta. La secretaria académica remitirá la petición a los encargados correspondientes y velará por el cumplimiento de los plazos. Estas consultas son diferentes y se diferencian de informes académicos, certificados de toda índole y documentos similares los cuales están estructurados de acuerdo con los requerimientos de certificación. Por lo tanto, estos documentos no constituyen consultas de datos personales y su elaboración puede generar costos administrativos a cargo del solicitante.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La consulta se responde siempre por escrito y no tiene costo.

RECLAMOS

Los titulares, en el caso de los alumnos menores de edad representados por sus padres o acudientes, pueden solicitar al Colegio un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando consideren que el Colegio incumpla en los deberes contenidos en la Ley. Un reclamo se hará por escrito ante la secretaria académica al correo electrónico info@sanviatortunja.edu.co, en ella se identificará al titular, la descripción de los motivos para el reclamo, en caso dado acompañada de documentos que prueben el reclamo. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez haya recibido el reclamo completo, el Colegio incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible

atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El reclamo se responde siempre por escrito y no tiene costo.

La política de tratamiento de datos se publicará en la página web institucional https://www.sanviatortunja.edu.co/politica-privacidad/

CONTRATOS

Los contratos educativos y laborales. La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, incluirá en los contratos educativos y laborales cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales el Colegio tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hace mención de este manual y de su ubicación en la web institucional. En el caso de los contratos educativos, se solicitará también la firma de los alumnos del nivel de enseñanza básica secundaria y media. Por lo general, los datos personales relacionados con la ejecución de un contrato educativo o laboral se obtienen por medio de cuestionarios y formatos, a los que aplicarán las reglas correspondientes.

Los contratos de prestación de servicios externos. La comunidad CLERIGOS DE SAN VIATOR, contrata a terceros para la realización de tareas complementarias. Cuando, para la ejecución de estos contratos, el contratado requiera de datos personales, el Colegio le suministrará estos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por el Colegio y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a estos datos.

En todo caso, se incluirá una cláusula que prohíba una entrega ulterior a otros terceros así como el uso comercial de los datos personales entregados.

PUBLICACIÓN Y VIGENCIA.

LA POLÍTICA PROTECCIÓN BASE DE DATOS DE LA COMUNIDAD CLERIGOS DE SAN VIATOR, se publicará en página web institucional. Así mismo, el presente documento rige a partir del 31 de enero de 2018 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.